Als facilitair adviesbureau is kwaliteitsbeheer onze core business. Wij voeren circa 13.000 metingen uit op jaarbasis, met gekwalificeerde inspecteurs, op verschillende locaties bij onze opdrachtgevers. Wij controleren op zo’n moment of het schoonmaakbedrijf voldoet aan de contractafspraken. Een belangrijk onderdeel van goed contractmanagement.
Maar, nu rijst bij ons steeds vaker de vraag: is het niet belangrijker om te weten waarom niet aan de contractafspraken wordt voldaan, in plaats van te constateren dat dit niet gebeurt?
Oftewel, laten we kijken waar het misgaat in het proces, waardoor de contractafspraken niet nageleefd (kunnen) worden. Om vanuit dat vertrekpunt de leverancier te ondersteunen hoe dit te verbeteren.
Wat kan de inzet van een proces audit voor uw organisatie betekenen?
Door de schoonmaakmedewerker/het schoonmaakbedrijf bewust te maken van verbeterpunten in zijn of haar taken en verantwoordelijkheden binnen de organisatie, wordt samen gewerkt aan een continue verbetering, met als doel een fijnere beleving voor gebouwgebruikers. Wij staan voor continu verbetering en met die insteek heeft CSG de proces audit ontwikkeld.
Hoe verloopt een proces audit en wat houdt dit in?
Een proces audit is een periodiek proces waarin het dagelijks proces van de schoonmaakleverancier wordt beoordeeld, met als doel te concluderen of het aannemelijk te veronderstellen is dat de schoonmaakleverancier ‘in control’ is.
De proces audit bestaat uit vier fasen:
- Fase 1 - documentonderzoek;
- Fase 2a - locatiebezoek;
- Fase 2b - belevingsmeting (optioneel);
- Fase 3 - evaluatie;
- Fase 4 - validatie.
Per onderdeel in de fasen documentonderzoek en locatiebezoek, wordt een beoordeling gegeven, conform of niet-conform. Wanneer het onderdeel niet-conform is, wordt aangegeven of dit een major of een minor betreft.
Een major houdt in dat het onderdeel niet-conform afspraak is en deze invloed heeft op het vermogen van het managementsysteem om de beoogde resultaten te bereiken.
Denk bijvoorbeeld aan repeterende klachten of structurele aandachtspunten of incidenten. De auditor kan ook een minor welke 3 keer of meer is geconstateerd, als major beoordelen.
Een minor houdt in dat het onderdeel niet-conform afspraak is en deze geen invloed heeft op het vermogen om de beoogde resultaten van de ketensamenwerking te bereiken.
Een voorbeeld van een minor is een rapportage van een gespreksoverleg dat niet is vastgelegd. Dit heeft geen invloed op het vermogen van de ketensamenwerking.
De audit wordt uitgevoerd door verschillende experts binnen CSG. Het documentonderzoek wordt uitgevoerd door de adviseur van CSG. De gekwalificeerde inspecteur van CSG voert de locatiebezoeken en belevingsmetingen uit. De bevindingen uit fase 1 worden meegenomen in fase 2a. De gekwalificeerde inspecteur zal extra op deze bevindingen letten. Vervolgens maakt de adviseur samen met een van onze gecertificeerde EMCAS-makelaars de rapportage op waarin de bevindingen van fase 1, 2a en 2b (optioneel) naar voren komen. Met deze rapportage kunnen zowel opdrachtgever als opdrachtnemer sturing geven aan de processen. Om daar waar nodig op de contractafspraken bij te sturen en er voor te zorgen dat er ook aan de op dat moment nog niet voldoende contractafspraken voldaan kan worden.
Wil je hierover meer informatie? Wij gaan graag met je in gesprek! Neem contact op met CSG via communicatie@kaleidon.nl of bel naar: 0345- 544 800.
