WAAROM EEN NIEUW RAPPORT?
Sinds begin 2019 werken we met een nieuw VSR-KMS rapport dat ontwikkeld is door Factos. Dit rapport is er gekomen n.a.v. de destijds nieuw geformuleerde eisen betreffende de inhoud van het VSR-KMS-rapport om aan het VSR-keurmerk te blijven voldoen.

De kwaliteitsinformatie is gegoten in een werkrapportage ‘Contractrapport’ én een bijlage ‘VSR-rapport’. Het ‘Contractrapport’ vermeldt en omschrijft het resultaat van het kwaliteitsniveau versus specifieke en aanvullende kwaliteitscontractafspraken tussen opdrachtgever en dienstverlener op het moment van de gelopen kwaliteitscontrole. De input voor de verwerking komt vanuit de VSR-meting. De bijlage ‘VSR-rapport’ bestaat voortaan uit een summier verslag: het behaalde resultaat op basis van de VSR-KMS –methodiek conform de wens vanuit VSR-KMS.

WAT VINDT DE GEBRUIKER ERVAN?
Wij hebben enkele klanten naar hun bevindingen gevraagd m.b.t. de overeenkomsten en verschillen tussen het oude en vernieuwde rapport.

REACTIES
De reacties op het vernieuwde rapport zijn zeer positief. Men vindt het rapport verfrissend, duidelijk, makkelijk leesbaar en het heeft een logische opbouw. Een van de verbeteringen t.o.v. het oude rapport is dat aan het begin van de rapportage een nieuw samenvattend overzicht is opgenomen. Voor de opdrachtgever zijn de belangrijkste gegevens dan al gauw gevonden. Dit is heel prettig.

Verder worden de grafieken als erg duidelijk ervaren, met name de grafiek waarin een top 5 van foutsoorten en op welke elementen fouten zijn geconstateerd worden weergegeven. Hierdoor is meteen duidelijk wat aandacht nodig heeft en waar. Daarnaast geeft de trendlijn goed inzicht in hoe het gaat en hoe de kwaliteit zich door de tijd ontwikkelt.

Als klein minpunt is opgemerkt dat het document groter is geworden en er deels overlap is met de officiële VSR rapportage. Helaas zijn wij verplicht, gezien ons VSR-keurmerk, om de VSR rapportage te behouden.

ONDERSCHEID EN GEBRUIK
Een duidelijk onderscheid tussen het oude en vernieuwde rapport is dat in het contractrapport aanvullende relevante en concrete (belevings)informatie wordt aangeboden dan in het rigide format van de VSR rapportage. Als adviseur zien wij het als onze taak om, in de driehoek met opdrachtgever en toeleverancier, een meerwaarde te bieden.

Het rapport wordt dan ook door de contractmanager en -beheerder o.a. gebruikt voor het meten, beoordelen en monitoren van de leveranciersprestaties (KPI’s), sturing op en advisering van het contract én sturing op het proces.

Daarnaast beantwoordt het rapport de vragen waarom er iets wordt afgekeurd en wat de verbeterpunten zijn. De benoemde aandachtspunten worden door het schoonmaakbedrijf serieus genomen en direct in verbeter acties omgezet. Dit blijkt onder meer uit de voldoende resultaten van de hercontroles.

KORTOM
Men is blij met het vernieuwde rapport. Het wordt gebruikt waar het voor bedoeld is en de betrokken partijen nemen hun verantwoordelijkheid met de gepresenteerde informatie.