geschreven door Gosse Boomsma (KV) en Lisanne van Wijk (CSG)
Inmiddels is het leven en werken met Covid-19 in een rustiger vaarwater gekomen. Het blijft nog steeds van groot belang dat we ons allemaal houden aan de richtlijnen die het RIVM ons voorschrijft, maar binnen die kaders heeft het merendeel van Nederland zijn weg hierin gevonden. Zo ook onze klant Koninklijke Visio. Koninklijke Visio en CSG werken reeds sinds 2016 naar alle tevredenheid samen, zo ook tijdens Covid-19.
Koninklijke Visio is een expertisecent rum voor slechtziende en blinde mensen. Bij Visio kan iedereen terecht met vragen over slechtziend of blind zijn. Visio biedt informatie en advies, maar ook verschillende vormen van onderzoek, begeleiding, revalidatie, onderwijs en wonen. Deze diensten zijn er voor mensen die slechtziend of blind zijn, ook als zij daarnaast een verstandelijke, lichamelijke of andere zintuiglijke beperking hebben. Persoonlijk en professioneel betrokkenen kunnen ook bij Visio terecht voor informatie en deskundigheidsbevordering.
Medewerkers van Visio kijken naar wat wél kan in plaats van wat níét kan. Het vizier staat altijd gericht op resultaat, samenhang en betrouwbaarheid. Visio realiseert met een persoonlijke en passende aanpak tevreden cliënten. Respect voor de cliënt en haar keuzes en de kwaliteit van zijn of haar leven staan voorop.
De cliënt inspireert de medewerkers van Visio om vakbekwaam, creatief en flexibel te werken. Daarom wordt voortdurend gewerkt aan de ontwikkeling van kennis en vernieuwing van zorg, revalidatie en onderwijs. Samenwerking met andere partijen, zowel nationaal als internationaal, is daarbij vanzelfsprekend.
Hoe gaat Koninklijke Visio om met Covid-19?
Binnen Koninklijke Visio zijn er aanpassingen gedaan binnen gebouwbeheer en -onderhoud, maar ook op het gebied van de schoonmaakdienstverlening. Hierdoor was het erg belangrijk om tijdig en continu te schakelen met de schoonmaakdienstverlener en CSG om ervoor te zorgen dat de dagelijkse schoonmaak goed uitgevoerd werd.
Ten gevolge van corona heeft Koninklijke Visio de dagbesteding moeten sluiten voor de cliënten. De cliënten zijn nu veel meer op de woningen aanwezig. Hierdoor is er een andere behoefte voor het schoonmaakonderhoud ontstaan. De schoonmaak vindt nu meer plaats op de raak- en contactvlakken en ook is de schoonmaak uitgebreid.
Vanwege corona is er ook een aantal locaties gesloten, waardoor de schoonmaak daar is afgeschaald. Uiteraard is dit in goed overleg met de schoonmaakleverancier gegaan, zodat dit niet tot problemen heeft geleid voor de schoonmaakmedewerkers. Het afschalen van de schoonmaak in de gesloten locaties is gecompenseerd met de extra schoonmaak in de woningen. Daarnaast is er ook een aantal gebouwgebonden installaties lager gezet in de gesloten locaties, denk hierbij bijvoorbeeld aan de temperatuur. Koninklijke Visio heeft duurzaamheid hoog in het vaandel staan en derhalve zijn dit soort maatregelen ook direct doorgevoerd. Wel wordt er op iedere gesloten locatie rekening gehouden met het doorspoelen van de kranen, ondanks dat dit niet duurzaam is, is het wel van belang vanwege het gevaar op legionella.
Deze aanpassingen hebben niet alleen impact gehad op de leveranciers, maar ook op de interne organisatie van Koninklijke Visio. Vanwege de sluiting van sommige locaties is er een aantal zorgmedewerkers en maatschappelijke werksters herplaatst binnen Koninklijke Visio. Het is dan ook een roerige tijd geweest voor iedereen.
Voor de afdeling Facility was het snel schakelen en een drukte van jewelste. Niet alleen de schoonmaak moest aangepast worden, maar de afdeling Facility is ook onder andere betrokken bij de aankoop en het bestellen van persoonlijke beschermingsmiddelen. Iets waar in het verleden beperkte ervaring in was, maar opeens van zeer groot belang. In deze tijden is het nog belangrijker om goed contact te houden met de schoonmaakleverancier. Niet alleen in het afschalen van de schoonmaak, maar ook de schoonmaakleverancier tegemoet te komen, door gebruik te maken van de expertise en het aanschaffen van extra middelen. Daarnaast was het ook erg belangrijk, omdat je dan zeker wist dat de leverancier betrouwbaar is, we hebben immers allemaal in het nieuws verschillende zaken van oplichting gezien.
Communicatie
In tijden van de Coronacrisis is er veel onbekend, dit geeft veel onrust bij het personeel van Koninklijke Visio, maar ook bij de partners, zoals de schoonmaakleverancier. Communicatie is in deze tijden nog belangrijker, wat dient er wel en niet gecommuniceerd te worden.
Schoonmaak blijkt van groot belang te zijn in de strijd tegen corona.
Koninklijke Visio is in overleg met haar schoonmaakdienstverlener over de inzet van de uren. Er ligt immers een contract aan ten grondslag, echter betreft dit een dermate uitzonderlijke situatie waarin van alle partijen een flexibele houding verwacht wordt. CSG heeft Koninklijke Visio advies gegeven hoe hier mee om te gaan. Immers wil je in de basis het contract handhaven, maar wil je ook meedenken met je partner zodat het voor alle partijen uitvoerbaar is.
Ondanks de Coronacrisis zijn de schoonmaakmedewerkers blij dat zij al die tijd hun werk mochten/mogen blijven uitvoeren. De schoonmaakmedewerkers welke werkzaam zijn op de kantoorlocaties merken weinig van de aanpassingen door corona. Maar de schoonmaakmedewerkers die werkzaam zijn op een woning, dagbesteding of in de ouderenzorg geven aan het moeilijk en soms ook een beetje eng te vinden vanwege de sfeer en de omgeving op deze locaties.
Vanwege de sluiting van de dagbestedingen, zijn de cliënten nu veel meer aanwezig op de woningen. Dit is voor de schoonmaakmedewerkers een heel andere manier van werken. Dit vraagt improvisatie en begeleiding om de 1,5 meter afstand in acht te nemen, maar ook goede communicatie vanuit Koninklijke Visio, bijvoorbeeld de cliënt even meenemen naar een andere afdeling op het moment dat de schoonmaak uitgevoerd wordt. Binnen de kantoren lukt het om de 1,5 meter afstand te behouden. Daar worden de medewerkers van Koninklijke Visio en de schoonmaakdienstverlener ook voor geprezen. In de kantoren hangen posters met protocollen voor het wassen van handen, de 1,5 meter afstand etc. Ook zijn er in alle panden desinfectiezuilen aanwezig. Dit helpt de gebouwgebruiker enorm.
Binnen de gehandicaptenzorg is dit wat lastiger, dit heeft te maken met de veiligheid van de cliënten en er moet veel zorg direct aan de cliënt worden verleend. De cliënten hebben het fysieke contact echt nodig, zorgmedewerkers hoeven in die situatie (wanneer zij persoonlijke beschermingsmiddelen dragen) de 1,5 meter afstand niet te bewaren, maar vinden dit soms wel eng.
Om ervoor te zorgen dat er bij alle partijen bekend is wat er op dit moment speelt en gaat gebeuren, worden er op sommige locaties een meeting gehouden waar de zorgmedewerkers en de schoonmaakmedewerkers bij betrokken zijn.
Samenwerking met leverancier en CSG als intermediair
De balansmetingen welke ter controle op de uitgevoerde schoonmaakwerkzaamheden worden uitgevoerd zijn sinds juli weer hervat. Voor de contractmanager zijn de balansmetingen van toegevoegde waarde, omdat je op deze manier een bepaalde trend kan zien op welke locatie de kwaliteit goed of juist minder goed is. Voor Koninklijke Visio worden de resultaten gezien als een adviserend rapport. Daarnaast kan het de schoonmaakdienstverlener helpen haar interne organisatie beter aan te sturen en geeft het hen snel inzicht wat zij waar dienen te verbeteren. Juist nu in tijden van corona is de controle op en met name de samenwerking ter verbetering van de dagelijkse schoonmaak van groot belang. Zodoende wordt er in de drie eenheid samen gewerkt aan de hygiëne op de locaties van Koninklijke Visio.
Naast het belang van gedegen kwaliteitsbeheer wordt door Covid-19 ook het belang van gedegen contractbeheer groter. Er zullen vaker mutaties (zowel intensivering als afschalen van schoonmaak) zijn, omdat er continu meebewogen moet worden de vraag en behoefte vanuit Koninklijke Visio. Dan dient er ook in goed overleg gekeken te worden wat in het huidige contract opgevangen kan worden en wat tot aanvullende afspraken leidt. In deze tijden zijn advisering, communicatie, hulp maar ook vooral transparantie, onafhankelijkheid, flexibiliteit en expertise nog belangrijker dan hiervoor.
