Details matter....
Definitie van “intermediair”: een tussenpersoon of bemiddelaar. De intermediair staatletterlijk tussen twee partijen.
De opdrachtgevers van CSG-Kaleidon verwachten dat wij voor hen een belangrijke rolspelen om hun vraag te vertalen in een aantrekkelijk aanbod. Een aanbod dat borg staat voor een jarenlange prettige en effectieve samenwerking, tegen een verantwoorde prijs / prestatie vergoeding voor dienstverlening in schoonmaak, glasbewassing, sanitaire services etc.
Het merendeel van onze opdrachten verloopt via een aanbestedingstraject. Variërend van een strict  – en vaak afstandelijk -kader, tot een meer dialoog georiënteerde procedure.
Duidelijkheid en weten waarover je het hebt, zijn daarbij belangrijke voorwaarden. Alleen door oog te hebben voor de belangen van de opdrachtgever Ă©n te begrijpen wat voor een dienstverlener haalbaar en aantrekkelijk is, zijn we als intermediair in staat om een zodanig pakket aan informatie samen te stellen dat beide partijen weten waar ze aan toe (kunnen) zijn.
De dynamiek van activiteiten op een school, universiteit, kantoor, resort of ziekenhuis loopt breed uiteen. Situering, oppervlakte, type ruimten, inrichting, materiaaltoepassing zijn de harde gegevens die nodig zijn om de uitvoeringsinspanning te kunnen bepalen. Maar ook bezettingspatronen, Â roosters, bijzondere omstandigheden, typebewoners en gebruikers en organisatiecultuur spelen een belangrijke rol.
Binnen de voorbereiding van een nieuw inkoopproces moet hier voldoende aandacht aan geschonken worden. En helaas is onze ervaring, dat dit nog vaak onderschat wordt. De beschikbare menskracht, tijd en aandacht staan in de praktijk veelal onder druk.
Het gaat vaak over aanzienlijke bestedingen en een hoog risico op teleurstelling wanneer de dienstverlening niet wordt of kan worden uitgevoerd zoals verwacht. Resulterend in discussies, frustraties, ongewenste aanpassingen, personeelsverloop en financiële tegenvallers.
Is er sprake van een wat groter gebouw(-complex) of meerdere locaties, dan is het van grootbelang dat er inzicht is. Duidelijke en actuele plattegronden en recente ruimtestaten zijn onmisbaar. Met een kloppende nummering, afmetingen, benamingen bestemming.
Liefst ook voorzien van type vloerafwerking, staat van onderhoud, aanwezige inrichting etc.
Details dus, zelfs veel details. Maar onmisbaar om een goede directiebegroting voorschoonmaak of glasbewassing te kunnen maken. Maar ook voor planning van onderhoud of vervanging van vloerbedekking, vervanging verlichting, aantallen en soort sanitaire uitrusting, inzicht in meubilair, aanwezige  IT uitrusting etc.
Verbazingwekkend is het dat veel organisaties dit maar matig in orde hebben en er worden – lastminute – dan maar aannames gedaan die in de praktijk behoorlijk afwijken van de werkelijkheid. Of het vergt veel puzzelwerk om toch een zo accuraat mogelijk beeld te krijgen. Of tijdrovende locatiebezoeken om “toch te weten hoe het nu precies zit”.
Lastig, tijdrovend, geen budget, zijn veel gehoorde “excuses”. Maar het zijn deze “many details, which make the big picture”. Details die een onmisbare tool voor efficiënt facilitymanagement zijn. En dus aandacht verdienen.
Volgende keer meer over de impact van ogenschijnlijke “details”.
Team Aanbestedingen CSG-Kaleidon
